Për të përmbushur detyrat e vendosura dhe për të arritur sukses, çdo lider duhet të vlerësojë organizatën e tij nga këndvështrimi i të gjitha palëve dhe më e rëndësishmja, të mos mbyllni sytë ndaj fushave problematike dhe t'u kushtoni vëmendjen e duhur atyre. Por, përpara se të filloni të merreni me ndonjë problem, duhet t'i identifikoni ato, të kuptoni shkakun e tyre dhe të sugjeroni se cilat mund të jenë pasojat.
Ka shumë metoda dhe metoda në menaxhim për këtë, por më e popullarizuara dhe më e kërkuara është metoda e analizës SWOT. Bëhet fjalë për të që do të diskutohet në këtë artikull. Dhe gjithashtu më poshtë mund të gjeni se çfarë është një analizë SWOT e aktiviteteve të një kompanie, cilat janë pikat e forta dhe të dobëta të saj dhe do të paraqitet një shembull i mirë i kësaj metode auditimi.
Çfarë është një analizë SWOT?
SWOT-analiza është zhvillimi i profesorit të famshëm Kenneth Andrews, i cili studioi me kujdes çështjen e përfshirjes së faktorëve të jashtëm në analizën e performancës së organizatës. Kjo pikë e rëndësishme bëri të mundur analizimin shumë më të saktë të punës së kompanive dhe përcaktimin vizual të shkaqeve dhe pasojave të të gjitha dukurive që ndodhin në mjedisin e tyre të brendshëm. Pikërisht si kjoanaliza ofron një mundësi për të zgjedhur faktorët dhe drejtimet kryesore që do ta çojnë organizatën drejt suksesit.
Nëse analizoni emrin, atëherë analiza SWOT është një shkurtim që përbëhet nga fjalët e mëposhtme:
- S është forca e firmës (Forca);
- W është dobësia e firmës (dobësia);
- O është Mundësitë;
- T janë problemet (kërcënimet) me të cilat përballet firma (Kërcënimet ose problemet).
Këta katër komponentë mund të quhen parimet themelore të ndërtimit të biznesit të duhur. Është e rëndësishme të theksohet se analiza SWOT është një pasqyrim i mirë i të gjitha çështjeve themelore organizative, ndërgjegjësimi i të cilave ndihmon në ndërtimin e detyrave dhe qëllimeve të duhura dhe të nevojshme për kompaninë.
Qëllimet e analizës
Qëllimi i kryerjes së një analize SWOT është një studim i detajuar i proceseve që ndodhin në kompani, si dhe rrethanave të jashtme, kërcënimeve dhe fenomeneve të tjera që prekin një kompani të caktuar. Nëse një kompani nuk ka informacion kaq të rëndësishëm strategjik, atëherë ajo mund të quhet "e verbër" dhe të gjitha përpjekjet e saj për të pasur sukses do të jenë të pakuptimta dhe të paarsyeshme.
Përfitimet e një rishikimi të tillë të performancës vështirë se mund të mbivlerësohen. Studimet tregojnë se është veçanërisht e dobishme të kryhet një studim i aktiviteteve të kompanisë duke përdorur metodologjinë SWOT për të kryer "inteligjencë" konkurruese dhe për të përcaktuar vendin e kompanisë në treg për ofrimin e mallrave ose shërbimeve.
Faktorët në analizën SWOT
Analizë strategjike e aktiviteteve të një kompanie ose organizateduhet të përfshijë domosdoshmërisht studimin e faktorëve të mëposhtëm:
- organizative;
- teknik;
- personel;
- financiare;
- marketing.
Kur merren parasysh këta faktorë, drejtuesi ose menaxheri i përgjithshëm i firmës është në gjendje të përcaktojë formën më të mirë të pronësisë së organizatës, të përdorë burimet e veta dhe asetet e prodhimit në punën e saj, ose të punojë me përfshirje të firmave të tjera. Dhe gjithashtu analiza SWOT e ndërmarrjes ju lejon të ndërtoni politikën dhe metodat e nevojshme të personelit, metodat dhe parimet e pozicionimit të kompanisë në nivelin e mjedisit të jashtëm.
Përveç faktorëve të brendshëm, është e domosdoshme të merren parasysh vetitë e mjedisit të jashtëm rrethues socio-ekonomik, pasi, për shembull, situata kulturore, demografike, politike mund të luajë një rol kyç në ndërtimin e biznesit të mëvonshëm konceptet.
Llojet e analizave
Ekzistojnë llojet e mëposhtme të analizës SWOT të një ndërmarrje:
- Analizë Express. Ky lloj përfshin identifikimin e pikave të forta të kompanisë, të cilat janë kyçe në përballjen me kërcënimet e jashtme ndaj biznesit. Për më tepër, një analizë e tillë ju lejon të identifikoni mënyra për të përdorur mundësi të ndryshme në mjedisin e jashtëm dhe të kuptoni se cilat burime duhet të tërhiqen për të arritur sukses. Avantazhi i kësaj metode të analizës SWOT qëndron në qartësinë dhe lehtësinë e përdorimit të të dhënave të marra në praktikën e mëtejshme.
- Analizë përmbledhëse. Ky lloj përfshin studimin e treguesve kryesorë (organizativ, financiar,personeli, teknologjik), të cilat përcaktojnë aktivitetet e kompanisë në një moment të caktuar. Dhe gjithashtu falë analizës së konsoliduar, është e mundur të formulohet një plan i qartë për zhvillim të mëtejshëm. Përparësitë e këtij lloji të hulumtimit të performancës së firmës qëndrojnë në një vlerësim gjithëpërfshirës të faktorëve kryesorë të firmës, në zgjedhjen e një strategjie të përshtatshme zhvillimi dhe identifikimin e një sërë aktivitetesh që do të orientohen drejt arritjes së qëllimeve strategjike.
- Analizë e përzier. Ky lloj parashikon bashkimin e dy llojeve të mëparshme të analizës (shprehur dhe përmbledhës). Me këtë qasje, është e mundur të studiohen në detaje si pikat e forta që u shfaqën gjatë analizës SWOT ashtu edhe të gjithë faktorët kryesorë, dhe më pas të merren të dhëna të sakta për gjendjen e kompanisë dhe të përvijohet një plan për arritjen e qëllimeve strategjike.
Vlen të përmendet se analiza e shprehur përdoret më shpesh nga menaxherët gjatë kryerjes së një auditimi.
Përparësitë dhe dobësitë e organizatës
Analiza SWOT është vetëm një teknikë për mbledhjen e të dhënave mbi avantazhet dhe disavantazhet e një firme të caktuar, por vetëm ata njerëz që kanë kryer mbledhjen e informacionit dhe menaxherë profesionistë mund të përcaktojnë se si të përdorin informacionin e marrë.
Mos harroni se pikat e forta dhe të dobëta të organizatës të identifikuara në analizën SWOT janë një grup të dhënash që ekzistojnë në kohën e studimit. Prandaj, është jashtëzakonisht e rëndësishme të merren masa për të përmirësuar aktivitetet e kompanisë pa vonesë.
Nëse flasim konkretisht për dobësitë e kompanisë dhe atomundësitë që menaxhohen nga menaxhmenti, duhet kuptuar se të dhënat e identifikuara gjatë studimit kanë një ndikim të madh në aktivitetet e ardhshme të kompanisë. Megjithatë, është shumë e rëndësishme që të merren vendimet e duhura dhe të fillohet nga informacionet e përditësuara dhe të përpiqemi të organizojmë punën e kompanisë në atë mënyrë që të korrespondojë me realitetin dhe të jetë e krahasueshme me mjedisin e jashtëm.
Pra, për shembull, gjatë një analize SWOT të një organizate, u zbulua se ajo ushtron biznesin e saj në ofrimin e shërbimeve argëtuese, ndodhet në territorin e shtetit, ku numri i tretësve popullsia po rritet ndjeshëm. Në këtë rast, ka kuptim që menaxhmenti i organizatës të investojë burime financiare në zhvillimin e saj për t'i rritur më tej ato.
Formulimi i qëllimeve bazuar në analizë
Bazuar në përfundimet e analizës SWOT të kompanisë, është e nevojshme të formulohen një sërë detyrash dhe qëllimesh dhe të shfaqen ato në një plan (hartë rrugore). Duhet mbajtur mend se këto qëllime janë niveli i zhvillimit për të cilin organizata po përpiqet sot, dhe rruga drejt arritjes së saj fillon me gjënë më të rëndësishme - ndërgjegjësimin për gjendjen aktuale të punëve.
Përdorimi i njohurive nga analiza
Siç u përmend më herët, qëllimi i një analize të tillë është të zhvillojë qëllimet e duhura strategjike në mënyrë që kompania të arrijë sukses. Pas marrjes së informacionit të rëndësishëm, është e nevojshme të filloni zhvillimin e një strategjie dhe hartimin e një plani për zbatimin e saj.
Duhetduhet të merren parasysh pikat e forta të kompanisë - kjo do të ndihmojë për t'u fokusuar në cilësinë dhe sasinë e shërbimeve të ofruara ose prodhimin e mallrave. Kontabilizimi për dobësitë është një mundësi për të identifikuar ato momente që pengojnë lëvizjen e kompanisë drejt suksesit, por mohimi i vetëdijshëm i këtij momenti mund të hedhë dyshime në të gjitha aktivitetet e mëvonshme.
Përparësitë dhe disavantazhet e analizës
Çdo metodë e hulumtimit të aktiviteteve të një ndërmarrje ka pikat e forta dhe të dobëta. Analiza SWOT është një lloj vlerësimi shumë i gjithanshëm i firmës që ka përparësitë e mëposhtme:
- ndihmon në identifikimin e problemeve në firmë dhe mundësive të mundshme për përmirësim;
- e lehtë për t'u analizuar dhe përdorur të dhënat në mënyrë efektive;
- aftësia për të identifikuar qartë marrëdhënien midis aftësive të firmës dhe sfidave në zhvillim;
- kjo analizë nuk ka nevojë të mbledhë të dhëna të gjera, është e rëndësishme vetëm të merren parasysh faktorët kryesorë të prodhimit;
- mundësi për të përcaktuar perspektiva të qarta për zhvillimin e mëtejshëm të kompanisë;
- analiza ofron një pamje të qartë të përfitimit të një kompanie;
- një mundësi për të identifikuar avantazhet konkurruese të ndërmarrjes dhe për t'i forcuar ato;
- aftësia për të identifikuar burimet shtesë dhe potencialin e brendshëm të firmës;
- analiza ju lejon të parandaloni dhe identifikoni problemet (kërcënimet) ekzistuese dhe t'i eliminoni ato në kohë;
- analiza bën të mundur vlerësimin objektiv të situatës në mjedisin e jashtëm dhe përshtatjen e veprimeve të kompanisë me to;
- kur formoni një plan veprimi përBazuar në analizën, mund të krijoni një diagram logjik në të cilin informacioni dhe ndërveprimi i pikave të forta dhe të dobëta të kompanisë do të formulohet saktë.
Megjithatë, pavarësisht nga avantazhet e shumta, është e rëndësishme të mos harrohen disavantazhet e mëposhtme të analizës SWOT, domethënë:
- mungesë e dinamikës kohore (analiza nuk paralajmëron shfaqjen e kërcënimeve të reja dhe faktorëve të ndryshëm);
- mungesë e treguesve sasiorë në analizë, prandaj nuk mund të quhet mjaft informuese.
Bazuar në këtë, mund të konkludojmë se analiza SWOT është e përshtatshme kur është e nevojshme të krijohet shpejt një tablo objektive e realitetit për vendosjen ose përshtatjen e qëllimeve dhe objektivave. Dhe gjithashtu ky hulumtim bëhet kur kompania zbaton një plan strategjik, shkon drejt qëllimeve të caktuara dhe është një analizë e tillë që mund të zbulojë shpejt se sa efektiv është zbatimi i programit të caktuar.
Si të analizojmë?
Përpara se të studioni një shembull të një analize SWOT, është e rëndësishme të lexoni udhëzimet për përpilimin e saj. Në mënyrë konvencionale, procesi i kryerjes së aktiviteteve analitike sipas metodologjisë SWOT mund të ndahet në pesë faza kryesore, në të cilat informacioni mblidhet dhe futet në një formular raportimi të standardizuar (karta e rezultateve të balancuara).
Hapi i parë është përgatitja për analizën. Është e nevojshme të analizohen aktualitetet në treg, për të gjetur nëse karakteristikat e produktit apo shërbimit të ofruar korrespondojnë me kërkesën e sotme. Është veçanërisht e rëndësishme t'i kushtohet vëmendjeopinioni i konsumatorëve për firmën e derivateve të tij. Tjetra, ju duhet të bëni një analizë konkurruese, të zbuloni se sa mirë po bëjnë konkurrentët kryesorë. Në këtë pikë, është e rëndësishme të mbani mend se identifikimi i pikave të forta dhe të dobëta të një organizate është veçanërisht i lehtë kur krahasohet me bizneset konkurruese.
Më pas, është e rëndësishme të përcaktohen qartë faktorët e brendshëm që mund të ndikojnë potencialisht në konkurrencë, këta mund të jenë profesionalizmi i personelit, gjendja e pajisjeve, mungesa e burimeve, etj. Kjo është, në këtë mënyrë, një pasqyrë e qartë do të formohen, ku do të shihen, gati nëse kompania po lufton aktualisht për konsumatorët dhe çfarë rëndësie të veçantë duhet t'i kushtojë menaxhmentit për eliminimin e mangësive. Dhe gjithashtu në këtë fazë, studiohen tregues të tillë si vetitë e produktit, njohja e tij në treg, besnikëria e konsumatorit, çmimi, asortimenti, pajisjet teknologjike dhe disponueshmëria e patentave, shpërndarja, si dhe pozicionimi i produktit dhe fushatat reklamuese të vazhdueshme.
Faza e dytë përfshin studimin e faktorëve mjedisorë dhe kërcënimeve të mundshme. Në këtë fazë të analizës, ju mund të merrni një informacion të tillë në lidhje me mundësitë e zgjerimit të kompanisë dhe pushtimit të një grupi të ri të synuar të konsumatorëve, duke rritur gamën, duke zhvilluar teknologji të reja që mund të zvogëlojnë koston e prodhimit. Gjatë vlerësimit të kërcënimeve të mundshme, është e rëndësishme të merren parasysh faktorë të tillë si mundësia e ndryshimit të stilit të jetesës së konsumatorëve (rritje ose ulje e pagave, ndryshime kulturore në mendjet e një grupi njerëzish, etj.), të cilat mund të çojnë në produkt braktisja, shfaqja e të rejavekonkurrentët, recesioni, ndryshimet demografike.
Faza e tretë është formimi i një tabele nga informacioni i marrë. Siç u përmend më herët, i gjithë informacioni duhet të futet në një formular raportimi të unifikuar, i cili quhet një kartë rezultati i balancuar ose një kartë rezultati i balancuar. Në rastin e një analize SWOT, kjo është një tabelë që përbëhet nga katër katrorë, ku secili prej tyre u përgjigjet pyetjeve në lidhje me pikat e forta (S), dobësitë (W), mundësitë (O) dhe kërcënimet (T).
Faza e katërt përfshin formimin e një raporti. Për të filluar, pikat e forta të kompanisë, të cilat janë një avantazh konkurrues, janë pikturuar. Më poshtë përshkruan se si zhvillohet kompania për shkak të këtyre pikave të forta. Pas kësaj, përgatiten propozime për të shndërruar dobësitë e kompanisë në pika të forta. E njëjta gjë bëhet edhe me kërcënimet – gjenden mënyra nga riformatimi në mundësi të reja. Ndodh që thjesht nuk ka mënyra logjike për të shndërruar momentet negative në pozitive. Në këtë rast, është e nevojshme të përgatitet një program për të minimizuar humbjet për shkak të ndikimit të kërcënimeve.
Pasi të plotësohen formularët, duhet të vazhdohet me hartimin e konkluzioneve. Këtu mund të përdoren metodat e mëposhtme:
- Metodë e shpejtë. Në këtë rast, të gjitha çështjet dytësore përjashtohen dhe ka një përqendrim në qëllimet kryesore. Në këtë rast, artikujt shtesë përjashtohen nga formularët.
- Metoda e matricës. Në këtë rast formohen strategji të caktuara për zgjidhjen e detyrave, përkatësisht veprimet S-O, W-O,S-T, W-T. Aktivitetet S-O janë aktivitete që përfitojnë nga pikat e forta dhe mundësitë e firmës. Veprimet W-O janë programe që ndihmojnë në kapërcimin e dobësive dhe shfrytëzimin e plotë të mundësive të disponueshme. Veprimet S-T janë aktivitete që përfshijnë përputhjen e kërcënimeve të mundshme me pikat e forta ekzistuese, të cilat, nëse shfaqen probleme, do ta ndihmojnë kompaninë të shmangë humbje të mëdha. Veprimet W-T janë aktivitete që përfshijnë tejkalimin e dobësive të një firme duke i ekspozuar me kusht ndaj kërcënimeve të mundshme.
Në fazën e pestë të gjenerimit të raportit, përgatitet prezantimi i tij. Këtu, pika të tilla, një hyrje, një argumentim i shkurtër i matricës së ndërtuar dhe një dekodim i të dhënave të marra, përfundimeve, propozimeve, duhet të formulohen qartë dhe duhet të përgatitet një plan veprimi për kompaninë për të arritur qëllimet.
Shembulli i analizës
Në këtë shembull të një analize SWOT, shkruhen pyetjet kryesore për ndërtimin e një matrice. Dhe kështu:
- Përparësitë e kompanisë (S): kompania dhe produkti i saj janë të njohura për konsumatorin, shkalla e besnikërisë është në nivelin e duhur, çmimi korrespondon me aftësinë paguese të audiencës së synuar, asortimenti është i larmishëm, dyqanet e markës janë të vendosura në distancë në këmbë për audiencën e synuar të blerësve.
- Dobësitë e kompanisë (W): në prodhim, përqindja e produkteve me defekt është rritur ndjeshëm, është shfaqur qarkullimi i stafit, kompania përdor teknologjinë e vjetëruar të prodhimitprodukte.
- Mundësitë (O): shitja e mallrave përmes aplikacioneve celulare dhe dyqaneve online, rritja e asortimentit, blerja e makinerive dhe pajisjeve të reja, mundësia e zhvillimit të sistemeve të reja për të inkurajuar, motivuar dhe stimuluar punonjësit.
- Kërcënimet (T): rritje e numrit të dyqaneve konkurrente, ndryshime në ligjet tatimore.
Kështu, me të dhëna të tilla, menaxhmenti mund të formojë një plan të qartë veprimi dhe të marrë ato vendime që do të ndihmojnë në shmangien e humbjeve financiare.
