Normat dhe rregullat bazë të mirësjelljes së biznesit për një punonjës zyre dhe nëpunës civil

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2024-02-12 12:40

Kur të filloni të punoni, së shpejti do të kuptoni se aftësia për të ndjekur rregullat bazë të mirësjelljes së biznesit kontribuon në suksesin profesional në çdo fushë dhe vlerësohet po aq sa cilësitë e biznesit. Kjo do t'ju ndihmojë të përshtateni lehtësisht në çdo ekip dhe të fitoni shpejt kredibilitet me kolegët dhe menaxhmentin, veçanërisht nëse arrini të kapni shpejt ndryshimin midis etikës së biznesit dhe etikës laike dhe të mësoni të zgjidhni linjën e duhur të sjelljes.

Etiketat bazë të biznesit

Sjelljet e mira në një zyrë ose zyrë qeveritare janë disi të ndryshme nga ato që konsiderohen të mira (të zakonshme) jashtë.

• Nëse udhëheqësi është burrë, gratë nuk duhet të presin që ai të ngrihet kur të hyjnë në zyrë. Edhe pse në mesin e shefave ka burra të edukuar që e kanë këtë zakon të sjellë në nivelin e refleksit dhe që ngrihen gjithmonë kur hyn një zonjë në dhomë, ky është një përjashtim. Dhe le të jetë mirë, por megjithatë një ton laik në punë është i papërshtatshëm. Ne zyre,në një agjenci qeveritare, shefi mashkull kalon nga dera i pari dhe kur jeni në një udhëtim pune, ai i pari hip në makinë.
• Fjalët "faleminderit" dhe "të lutem" në një mjedis pune janë edhe më të dëshirueshme sesa në "jetën shoqërore". Falënderoni kolegët tuaj për çdo shërbim, madje edhe më të parëndësishëm, dhe mos harroni "fjalën magjike" kur bëni një kërkesë ose thjesht dërgoni një urdhër nga eprorët tuaj tek një prej punonjësve.
• Gjithmonë buzëqeshni kur përshëndetni kolegët dhe ua ktheni me buzëqeshje.
• Fol me njerëzit me një ton të qetë dhe miqësor dhe tregoju atyre shenja vëmendjeje, pavarësisht nga gjinia e tyre.
• Nëse burri që ecën përpara jush drejt derës ka shumë dokumente, kalojeni për të hapur derën dhe lëreni të kalojë. Ndihma në zyrë duhet të jetë gjithmonë ai që është më i përshtatshëm dhe i përshtatshëm, megjithatë, në marrëdhëniet zyrtare ekziston një hierarki e qartë që duhet ta ndjeni dhe ta ruani. Kjo nuk do të thotë që ju duhet të jeni të turpshëm përpara eprorëve ose të tregoni vëmendje të shtuar ndaj çdo fjale, jo, por duhet t'i jepni atij ose asaj respektin e duhur.

Rregullat e pranuara të mirësjelljes së biznesit mund të ndryshojnë ndjeshëm jo vetëm në industri të ndryshme, por edhe në kompani individuale. Megjithatë, ka rregulla që duhet të ndiqen si nga punonjësit e zyrës ashtu edhe nga punonjësit e qeverisë. Midis tyre janë respektimi i përpikmërisë, respektimi i imazhit të kompanisë në veshje, aftësia për të mbajtur sekrete dhe aftësia për të lënë problemet personale jashtë punës. Le të flasim për secilën prej këtyre rregullave në më shumë detaje.

Nevoja për të bërë gjithçka në kohë

Rregullat e mirësjelljes së biznesit në një zyrë, agjenci qeveritare kërkojnë që të vini gjithmonë në punë në kohë, t'i kryeni të gjitha detyrat në kohë. Vonesat, vonesat në punë që duhet të dorëzohen pikërisht në kohën e premtuar janë të papranueshme.

Mos humbisni kurrë një takim biznesi, ejani me ta herët në mënyrë që të mos rrezikoni reputacionin e kompanisë, jo vetëm tuajin. Nëse duhet të vonoheni, paralajmëroni paraprakisht, autoritetet duhet të jenë të vetëdijshme se ku jeni. Mos harroni se respektimi i saktësisë, përpikmërisë në të gjitha çështjet janë rregulla të domosdoshme të mirësjelljes së biznesit për një nëpunës civil dhe punonjës zyre, si dhe një manifestim i respektit për të tjerët, i natyrshëm për çdo person të arsimuar.

Si të visheni siç duhet për zyrën ose shërbimin shtetëror

Duhet të ndiqet kodi i rregullt i veshjes së biznesit.

• Pamja e një punonjësi duhet të jetë në përputhje me imazhin e kompanisë, duke krijuar një përshtypje të këndshme dhe kur punoni në një agjenci qeveritare, kjo është edhe më e rëndësishme.
• Gratë duhet të veshin funde dhe fustane jo më të gjata se gjuri, lejohen kostume pantallonash të përshtatura. Është e papranueshme të vishni rroba me ngjyra të ndezura, të ndezura me temina, diamant i rremë dhe rroba të ngushta për të punuar në zyrë.
• Burrat duhet t'i përmbahen veshjeve të biznesit, të veshin kostume, pantallona, këmisha me ose pa kravatë. Xhinset dhe pulovrat më së miri përjashtohen nga garderoba e punës.
• Mund të vishni në punëbizhuteri modeste që përputhen me veshjen, si dhe detaje të tjera të kostumit.

Politika e privatësisë

Duhet të jeni në gjendje të ruani sekretet e kompanisë, çdo transaksion, pa e zgjeruar këtë temë as me kolegët, as me të dashurit tuaj. Mos lexoni letra të destinuara për persona të tjerë, transmetoni të gjitha mesazhet personalisht, pa ndërmjetës dhe persona të paautorizuar. Nëse keni nevojë të dërgoni një faks, telefononi paraprakisht adresuesin në mënyrë që ai të jetë afër dhe të marrë personalisht dokumentin ose letrën. Mos e përzieni jetën tuaj personale me punën, mos flisni për problemet në jetë, kërkoni ngushëllim apo kërkoni ndihmë nga kolegët. Në zyrë, është e rëndësishme të ruani gjakftohtësinë dhe humorin e mirë, pavarësisht nga disponimi i keq. Këto rregulla të mirësjelljes së biznesit për një zyrtar qeveritar dhe punonjës zyre duhet të ndiqen rreptësisht.

Ti dhe shefi yt

Rregullat e mirësjelljes së biznesit për vartësit nënkuptojnë një apel të largët dhe jo të njohur për një menaxher. Edhe nëse shefi (shefi) është një vajzë ose një djalë i ri vetëm pak më i madh se ju, ia vlen të thuash "ti". Nëse jeni në zyrën e menaxherit dhe hyn një partner biznesi ose një shef tjetër, nëse qëndroni apo largoheni, ai duhet të vendosë nëse ju kërkon të largoheni, nuk ka arsye të ndiheni të përbuzur. Nëse shefi juaj ju fyen ndonjëherë para të huajve, mos u përgjigjni në të njëjtën mënyrë. Nëse jeni të mërzitur, mos u hidhni nga zyra, përpiquni të dilni me qetësi dhe të gjeni një vend të izoluar ku mund të qetësoheni. JoDiskutoni se çfarë ndodhi me kolegët. Ju mund t'i zgjidhni gjërat me menaxherin gjatë orarit të punës, duke dëgjuar me qetësi dëshirat e tij dhe duke shprehur ankesat tuaja. Sa më i lartë të jetë shefi, aq më i vështirë është roli juaj dhe në disa situata është e rëndësishme të mbani mend rregullat e mirësjelljes së biznesit. Nëse një person veçanërisht i respektuar duhet të shoqërohet në korridorin e një institucioni, duhet të hapni dyert për të lejuar të ftuarin e rëndësishëm dhe më pas të lëvizni pranë tij, duke mbetur pas vetëm një çerek hapi. Nëse korridori dekon, do t'ju duhet të tregoni drejtimin me një gjest të këndshëm. Nëse korridori fryn, mund të thuash "Më lër të të eci" dhe pastaj me guxim ec përpara.

Disa fjalë për sjelljet e këqija

Ka norma dhe rregulla të mirësjelljes së biznesit që janë të paqarta për të gjithë punonjësit: mos lexoni letrat e të tjerëve, flisni me përmbajtje dhe edukatë, jini miqësorë me kolegët dhe mbani distancë nga eprorët. Por ndonjëherë në punë, bëhet një përjashtim nga këto rregulla, për shembull, kur duhet të gjeni një dokument në tryezën e një punonjësi tjetër që nuk është atje. Sjellja e përgjithshme në shërbim dhe në zyrë duhet të jetë dinjitoze, me sjellje të patëmetë. Ju vazhdimisht duhet të monitoroni sjelljen tuaj, si ecni, komunikoni, uleni. Mos harroni se është e pahijshme të prekni hundën, veshët, flokët ose pjesë të tjera të trupit në publik.

Çfarë nuk duhet bërë kurrë në vendin e punës:

• Përtypni, zgjidhni dhëmbët tuaj.
• Krykni stilolapsa, lapsa, letra ose gozhdë.
• Grim korrekt, manikyr, lyer buzët në vendin e punës - këto janë rregullat bazëetiketa e biznesit për një sekretare.
• Gazeni pa e mbuluar gojën.
• Vendosni këmbët në tavolinë, kryqëzoni këmbët

Kërkohet çdo ditë:

• Mbajini rrobat, flokët, trupin të pastër, përdorni deodorant, por jo parfum.
• Merr një shami të pastër.
• Kujdesuni për shëndetin tuaj dentar.

Këto rregulla dhe dëshira janë norma të domosdoshme të mirësjelljes, ato ju lejojnë të bëheni jo vetëm një punonjës i mirë, i vlefshëm, por edhe një person i këndshëm me të cilin dëshironi të merreni. Pamja e jashtme është mënyra më e mirë për të treguar respekt për njerëzit e tjerë.

Rregullat e sjelljes së mirë në marrëdhëniet me kolegët

Kur filloni së pari të punoni në zyrë dhe njiheni me kolegët tuaj, filloni të ndërtoni marrëdhënie që do të përcaktojnë klimën në ekip dhe rezultatet e punës së përbashkët. Si të silleni për t'i fituar ata? Jini miqësor me të gjithë, por mos u përpiqni të afroheni menjëherë me një person, jepini vetes pak kohë për t'i njohur më mirë njerëzit. Mos ngurroni të pyesni punonjësit për punën, por mos bëni biseda personale me ta në fillim. Mos u shqetësoni nëse nuk keni arritur t'i bashkoheni ekipit që nga dita e parë, nuk ka asgjë të keqe me këtë. Gjithmonë falënderoni kolegët për ndihmën e tyre dhe mbani mend të mos shkoni përtej rregullave të etiketës së komunikimit të biznesit.

Për shembull:

• mos i mërzitni kolegët tuaj me bisedat tuaja dhe mos ndërhyni në bisedat e të tjerëve;
• mos bëni thashetheme dhe mos dëgjoni thashetheme, mos përgjoni thashethemet e të tjerëvetelefonata;
• mos diskutoni çështjet e shëndetit dhe funksionit të trupit me kolegët;
• mos u përpiqni të shprehni ose impononi mendimin tuaj personal në asnjë rast;
• Mos qortoni askënd në prani të të huajve, edhe nëse keni të drejtë tre herë, papritmas humbi durimin - menjëherë kërkoni falje;
• mos pretendoni se jeni më i zënë se të tjerët, ndonjëherë mund t'u kërkoni kolegëve tuaj me mirësjellje të mos bëjnë zhurmë, por bëjeni me edukatë dhe pa telefonuar;
• mos jini egoist, në zellin tuaj zyrtar, përpiquni të mos dëmtoni kolegët tuaj në mënyrë që të fitoni ndonjë avantazh ose të bëni favore me eprorët tuaj.

Dhe rregulli kryesor i mirësjelljes së biznesit, si për një punonjës zyre ashtu edhe për një punonjës të qeverisë, është: "duhet të jeni të sjellshëm, me takt, të sjellshëm dhe tolerant në marrëdhëniet me kolegët dhe menaxhmentin, duke mos folur kurrë për emocionet tuaja."

Etiketat telefonike për sekretaren

Përshtypjet e para për një kompani bëhen shpesh përmes telefonit dhe një përshtypje e parë e keqe është e vështirë të heqësh qafe. Shumë shpesh, kur telefononi një kompani për biznes, mund të hasni në një përgjigje që nuk ka të bëjë fare me etiketën e biznesit ose me rregulla të thjeshta mirësjelljeje. Disa punonjës i përgjigjen telefonit të zyrës sikur po bëjnë një nder, të tjerë nuk e konsiderojnë të nevojshme të emërojnë kompaninë ose departamentin. Dhe të gjithë e dinë se sa e këndshme është të flasësh në telefon pas kësaj me njerëz të edukuar që përgjigjen shpejt, me dashamirësi dhe shprehin gatishmërinë e tyre për të ndihmuar.

Thirrjet telefonike zakonisht përgjigjet nga sekretari, por jo vetëm ai, por të gjithë punonjësit duhet të dinë rregullat bazë të mirësjelljes së komunikimit në biznes, të cilat janë të rëndësishme për t'u ndjekur kur komunikoni në telefon.

• Mos i bëni njerëzit të presin për një përgjigje, merrni telefonin menjëherë dhe përgjigjuni. Nëse nuk mund të flisni, kërkoni të telefononi përsëri, mos e bëni telefonuesin të presë. Dhe futja e muzikës në linjë për të mbushur një boshllëk konsiderohet sjellje e keqe.
• Menjëherë pasi të keni marrë telefonin, përshëndetni, emërtoni kompaninë tuaj dhe prezantohuni. Nëse punoni në një institucion të madh, duhet të emërtoni një departament specifik për të ndihmuar telefonuesin të gjejë rrugën e tij.
• Kur telefoni të kërkohet për dikë tjetër, prano një mesazh për të ose ofro të telefonosh më vonë.
• Gjatë një bisede, mbajeni veten nën kontroll dhe silluni saktë edhe me klientët më mendjemprehtë. Nëse personi është në telash, ndihmojeni të qetësohet, por si përgjigje ndaj fyerjes, thjesht mbyllni telefonin.
• Shikoni fjalimin tuaj dhe zgjidhni fjalët tuaja, mbani mend se zhargoni në komunikimin e biznesit është krejtësisht i papërshtatshëm. Asnjëherë mos thuaj "po" ose "në rregull", vetëm "po", "në rregull" ose "sigurisht".
• Mbajeni telefonin në duar, jo midis shpatullave dhe mjekrës, flisni qartë dhe drejtpërdrejt në mikrofon, jo në të kaluarën. Dhe kurrë mos fol me gojën plot.
• Kur telefononi, përshëndetuni dhe identifikoni menjëherë veten dhe kompaninë që përfaqësoni. Jini të sjellshëm, të shkurtër dhe të saktë.

Etiketat e biznesit në marrëdhëniet me vizitorët

Punonjësit e qeverisë dhe punonjësit e zyrëspunonjësit shpesh presin klientët në zyrën e tyre. Sjelljet e mira janë jashtëzakonisht të rëndësishme këtu, njerëzve u pëlqen të merren me dikë që u tregon respekt. Rregullat e mirësjelljes për komunikimin dhe sjelljen e biznesit duhen respektuar në çdo gjë: si në takimin me vizitorin te dera, duke e ndihmuar atë të zhvishet, ashtu edhe në mos e mbajtur atë në pritje. Nëse ende duhet të prisni, sigurohuni që të kërkoni falje, edhe nëse faji për këtë vonesë nuk është i juaji, ofrojini atij çaj ose kafe. Përshëndetni njerëzit me një buzëqeshje miqësore, përpiquni të krijoni kontakte joformale, por kurrë mos bëni thashetheme për asgjë. Në bisedë, mbani distancën, por jini korrekt, të sjellshëm dhe të durueshëm. Përcillni vizitorët te dera e zyrës sikur të ishin mysafirët tuaj.

Ton i mirë në letrat e biznesit

Rregullat e mirësjelljes së korrespondencës së biznesit ndikojnë si në pamjen ashtu edhe në përmbajtjen, përmbajtjen e vetë letrës. Para se të shkruani, duhet të hartoni një plan që do t'ju ndihmojë të tregoni në mënyrë koncize dhe të qartë thelbin e çështjes. Në të njëjtën kohë, është e rëndësishme të merren parasysh disa rregulla të detyrueshme për kryerjen e korrespondencës së biznesit.

1. Shkronja duhet të shkruhet saktë për sa i përket stilit, drejtshkrimit dhe pikësimit.
2. Mesazhet zyrtare zakonisht shtypen, kjo është një shenjë respekti për adresuesin.
3. Sipas rregullave të sjelljes së mirë, asnjë nga letrat, me përjashtim të falënderimit, nuk duhet të mbetet pa përgjigje.
4. Letra duhet të jetë e formatuar mirë, është zakon të shkruhen letra biznesi vetëm në letër të bardhë A-4.
5. Gjithmonë vendosni datën e letrave tuaja poshtë majtas dhe lini një nënshkrim personal, mbiemër dheinicialet.
6. Kur i drejtohesh, është zakon të përdoret fjala "e dashur (të dashur)", dhe kur përdoret përemri vetor "Ti", shkruani me shkronjë të madhe.

Në përfundim

Përsosmëria arrihet me zell dhe përsëritje. Përpiquni për përsosmëri në gjithçka, shpallni rregullat e etikës së biznesit - në mënyrën e mbajtjes, në mënyrën e të folurit dhe lëvizjes, por mos u ndalni vetëm në shfaqjen e jashtme të sjelljeve të mira, korrigjoni të metat e karakterit tuaj, jini të vëmendshëm ndaj kolegëve, mësoni durimin dhe durimin, trajtoni veten dhe trajtoni njerëzit e tjerë me respekt të barabartë. Nëse punoni me zell, së shpejti do të vini re rezultate që do të ndryshojnë jetën tuaj.