Fjala protokoll është në buzët e të gjithëve. Punonjësit e zyrës e dëgjojnë rregullisht gjatë takimeve, punonjësit e policisë e përdorin në aktivitetet e tyre profesionale dhe krerët e shtetit dhe diplomatët detyrohen t'u përmbahen rregullave të diktuara prej tij. Çfarë është një protokoll? Do ta zbulojmë më poshtë.
Kuptimi i protokollit
Ashtu si shumë terma të tjerë, kjo fjalë ka disa kuptime. E gjitha varet nga fusha e veprimtarisë në të cilën zbatohet koncepti i dëshiruar. Pra, le të shohim situatat më të zakonshme kur është zakon të flasim për protokollin.
Kur bëhet fjalë për mjedisin e biznesit, protokolli është një dokument që përshkruan ngjarjen që po ndodh (takimi, takimi, bordi i drejtorëve, etj.).
E kemi përmendur më lart për policinë, e cila gjithashtu shpesh harton një dokument të ngjashëm. Në këtë rast nënkuptohet vërtetimi i faktit të një krimi apo vepre penale.
Në formatin ndërkombëtar, protokolli është një grup rregullash që duhen ndjekur gjatë takimeve zyrtare mes zyrtarëve qeveritarë, si dhe figurave diplomatike. Për shembull, ekziston një protokoll i takimeve të krerëveshtetet ose duke bërë një vizitë te presidenti.
Megjithatë, në këtë artikull do të fokusohemi në konceptin e protokolleve të biznesit.
minuta e takimit
Takimet e biznesit janë pjesë përbërëse e të gjitha proceseve në një mjedis biznesi. Ato mund të zhvillohen zyrtarisht, duke marrë parasysh kohën e caktuar dhe vetëm në zyrë. Datat joformale të biznesit janë gjithashtu shumë të njohura. Në rastin e dytë, mund të bëni pa konfirmim protokolli të bisedës. Nëse takimi është zyrtar, atëherë duhet të jetë me shkrim në përputhje me të gjitha rregullat.
Procesverbali mbahet nga sekretari ose personi tjetër me autoritet të tillë. Për të vazhduar me rrjedhën e bisedës, përpiquni të gjeni një listë të përafërt të çështjeve që do të diskutohen në takim. Do të ishte gjithashtu e dobishme të kishim një regjistrues zëri për të mos humbur detajet, sepse protokolli është një përshkrim shumë i detajuar i një ngjarjeje biznesi.
Emrat e të pranishmëve dhe të atyre që mungojnë duhet të regjistrohen. Për veten tuaj, ju mund të bëni shënime në lidhje me vendndodhjen e të gjithëve që erdhën në takim për të treguar autorësinë e disa fjalëve pa gabime.
Në fillim të çdo takimi, përcaktohet radha në të cilën do të shqyrtohen pyetjet, sigurohuni që ta shkruani fjalë për fjalë.
Nëse ka pasur një votim në mbledhje, atëherë tregoni rezultatet e tij (sa njerëz votuan "pro" dhe sa votuan "kundër"). Në rastet kur ka pasur një numër të vogël të të pranishmëve në mbledhje, keni mundësi të shënoni edhe emrat dhe mbiemrat e të gjithë atyre që kanë votuar.
Mos vononiRegjistrimi i protokollit në pjesën e pasme, sepse gjatë kësaj kohe mund të harroni detajet e takimit.
Minuta e negociatave
Negociatat ndryshojnë nga një takim i rregullt biznesi në atë që zakonisht diskutojnë një ose disa çështje që luajnë një rol të madh për të dyja palët. Në këtë rast, protokolli është një mundësi për të regjistruar të gjitha nuancat e bisedës dhe kërkesat e palëve. Çështja në shqyrtim nuk zgjidhet gjithmonë menjëherë pas negociatave të para, kështu që drejtorët ose punonjësit e tjerë kanë nevojë për kohë dhe informacion të plotë rreth takimit.
Protokolli i negociatave hartohet sipas të njëjtit parim si çdo dokument biznesi.
Është e nevojshme të tregohet data e ngjarjes së përshkruar, numri i dokumentit dhe versioni i plotë i titullit. Kjo pasohet nga një hyrje, e cila domosdoshmërisht tregon listën e të pranishmëve dhe çështjet kryesore për diskutim.
Në pjesën kryesore, informacioni zakonisht ndahet në tre pjesë: "Dëgjuar", "Folur", "Vendosur". Në versionin e plotë të protokollit, fjalët e të gjithë folësve citohen fjalë për fjalë. Në disa raste, lëshohet edhe një ekstrakt nga protokolli, duke dubluar një pjesë të tij.
