Të pëlqen apo jo, asnjë aktivitet nuk është i mundur pa kërkuar ndihmë dhe ndihmë. Pavarësisht nëse punoni për një kompani të vogël apo të madhe, ju jeni të detyruar të ndërveproni me shumë drejtues dhe punonjës të organizatave të tjera, kolegët ose punëdhënësit tuaj, partnerët dhe klientët. Në të njëjtën kohë, ju kryeni korrespondencë biznesi dhe personale, shpesh duke përdorur e-mail.
Sigurisht, një letër kërkese shkruhet vetëm kur ka një arsye të mirë për këtë: nevojiten informacione, dokumente, ndihmë materiale, çfarëdo veprimi. Prandaj, teksti i tij duhet të jetë i përshtatshëm. Ai duhet të përcjellë qartë thelbin e problemit dhe mënyrat për ta zgjidhur atë, një dëshirë apo kërkesë. Është e papranueshme të spërkatni emocione në letra të tilla, ato duhet të përmbahen, edhe nëse personi më i afërt me ju do ta lexojë atë, për të mos përmendur korrespondencën e biznesit. Është për të qeshur, por shumica e korrespondentëve që nuk i kanë studiuar rregullat e mirësjelljes në kohën e tyre, e bëjnë këtë gabim dhe shkruajnë në tekste: “E egër! Ne kërkojmë! Rreptësisht! Prandaj, shpesh një kërkesë e tillë tepër emocionale nuk merr reagimin e pritur, porthjesht injorohet nga personi që e ka marrë atë.
Për të parandaluar që kjo të ndodhë, përpara se të filloni të shkruani, bëni pyetje kyçe: "Për çfarë shërben?", "Çfarë rezultati duhet të merrni?" Pas kësaj, do të jetë më e lehtë të formuloni frazën kryesore, për shembull: "Unë ju kërkoj të financoni projektin …", "Unë llogaris në pjesëmarrjen tuaj …" Një letër kërkese mund të përmbajë disa peticione ose propozime në një herë, atëherë përfshihen fjalët përkatëse, si: shpresojmë…”, “Së bashku me këtë…”, “Në të njëjtën kohë, kërkojmë ndihmë në…”.
Në asnjë rast nuk mund të injoroni rregullat e mirësjelljes elementare, kështu që pavarësisht nëse kjo është një letër personale apo biznesi, kërkesa duhet të deklarohet saktë. Dhe sado që ju pëlqen apo nuk ju pëlqen marrësi i saj, mbani mend se ajo që shkruhet me stilolaps (në tastierë) nuk mund të pritet me sëpatë. Për më tepër, çdo mesazh mund të lexohet jo vetëm nga adresuesi, por edhe nga kolegët, të afërmit, miqtë e tij. Pse të turpëroni veten dhe të tjerët?
Në rregullat e mirësjelljes, si dhe në rregullat e korrespondencës së biznesit, është shumë e rëndësishme të jesh në gjendje të përshëndesësh bashkëbiseduesin. Edhe duke punuar si shitës në një tezgë, është e papranueshme të lini dikë pa këtë element të rëndësishëm të hotelit, veçanërisht t'i drejtoheni dikujt për ndihmë. Prandaj, çdo letër kërkese duhet të fillojë me një përshëndetje të përmbledhur dhe respektuese dhe të përfundojë me një dëshirë të mirë dhe një lamtumirë të sjellshme, pasi ta lexoni,adresuesi, edhe nëse nuk ju njeh personalisht, do ta kuptojë se nuk ka të bëjë me një person histerik, por me një person që kontrollon veten.
Le të imagjinojmë shkurtimisht se si duhet të duket strukturore një letër kërkesë? Shembull: përshëndetje, një përshkrim i shkurtër i situatës, thelbi i pyetjes dhe peticionit, një shprehje shprese për ndihmë, një lamtumirë e sjellshme.
Në jetën tonë, çdo ditë, me veprimet dhe veprimet tuaja, ju vullnetarisht ose padashur krijoni një reputacion për veten tuaj. Letrat që shkruani janë një pjesë shumë e rëndësishme e këtij procesi jetësor.
