Menaxhimi i dokumenteve është një hallkë e rëndësishme në punën në zyrë

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2024-02-12 12:52

Rrjedha e punës kuptohet si rregullat me të cilat zgjidhjet e nënshkruara promovohen brenda një ndërmarrje ose institucioni që nga momenti i marrjes së tyre deri në ruajtjen arkivore. Baza e këtij koncepti është marrja e një dokumenti, shqyrtimi i tij, transferimi në organet ekzekutive, masat organizative për ekzekutim, certifikimi, ekzekutimi, ruajtja.

Ky është një proces që merr parasysh rastet e lëvizjes së dokumentit së bashku me shpejtësinë e lëvizjes së tij nëpër këto raste. Rrjedha e dokumenteve është një proces që duhet të lidhet me aktivitetet informative të aparatit administrativ, me dokumentimin e çdo vendimi individual, ruajtjen e dokumenteve të sapomarra.

Një numër i madh mangësish në veprimtarinë e shumë aparateve administrative lidhen pikërisht me organizimin e dobët të lëvizjes së dokumenteve. Për shembull, procesi i qarkullimit të një dokumenti të vendimit të menaxhimit duhet të përfshijë tre komponentë të detyrueshëm:

• mbështetje informacioni për vendimin që po merret (kjo përfshin informacion të besueshëm,duke konfirmuar korrektësinë e vendimit);
• dokumentimi i vetë vendimit (dokument rregullator);
• kontroll mbi zbatimin (që përfshin organizimin e punës së propozuar, metodat e përfundimit të detyrës, respektimin e kushteve dhe afateve).

Siç mund të shihet nga shembulli i mësipërm, rrjedha e punës është mbledhja e informacionit mbi bazën e të cilit do të nxirret një vendim administrativ; përgatitjen e vetë vendimit, duke përfshirë redaktimin, koordinimin, hartimin deri në miratim. Të gjitha fazat e mësipërme kërkojnë lëvizjen e dokumentit jo vetëm midis divizioneve strukturore të ndërmarrjes, por edhe ndërmjet interpretuesve, nga teknikët, specialistët, te menaxherët. Përfundimi nga ky shembull është si më poshtë: sa më e lartë të jetë shpejtësia e lëvizjes së dokumentit, aq më e lartë është cilësia e ekzekutimit të tij në çdo fazë specifike, aq më i mirë është procesi i menaxhimit të ndërmarrjes në tërësi.

Vetë termi u shfaq në literaturë qysh në vitet 1920. Atëherë besohej se rrjedha e punës është organizimi i punës që synon ndërtimin racional të aparatit shtetëror në tërësi, shpërndarjen e përgjegjësive midis interpretuesve dhe shërbimeve të ndryshme. Në vitin 1931, Instituti i Teknologjisë së Menaxhimit bëri përpjekjen e parë për të rregulluar parimet uniforme të organizimit të punës në zyrë. Janë përcaktuar rregullat sipas të cilave duhet të bëhet pranimi dhe dorëzimi i dokumenteve, rregullat e ekzekutimit dhe rregullimi i nënshkrimit. Fazat e mëposhtme të zhvillimit ekonomik morën rregullimin legjislativ të një koncepti të tillë sipunë në zyrë, ku theksi kryesor ishte në operacionet teknike individuale. Programi i menaxhimit të dokumenteve nuk përmendej në këto akte legjislative, megjithëse në fakt gjithçka erdhi në organizimin e lëvizjes së dokumenteve. Duke filluar nga viti 1974, u nënshkrua dokumenti kryesor që rregullon të gjithë procesin e menaxhimit të dokumenteve, i cili është ende në fuqi.

Kjo pjesë e legjislacionit quhet "Sistemi i Unifikuar i Menaxhimit të Regjistrimeve Shtetërore" (USSD), paragrafët e të cilit i kushtohen organizimit të lëvizjes së dokumenteve, metodave teknologjike të përpunimit të tyre dhe rregullave të aplikimit. Ky koleksion formulon rregullin bazë: "Rrjedha e dokumentit është lëvizja operacionale e një dokumenti përgjatë rrugës më të shkurtër, duke përfshirë kohën minimale dhe kostot e punës". Vetëm duke zbatuar në praktikë rregullin e miratuar mund të mbështetet në përmirësimin e jetës së popullsisë së vendit, rritjen e ekonomisë së shtetit.

Për të arritur këto qëllime nevojiten drejtues të zgjuar, të disiplinuar dhe të përgjegjshëm, për të cilët prezantimi i një fluksi pune të bazuar në USSD do të jetë çështje nderi dhe ndërgjegjeje.