Procesverbalet e takimit: struktura dhe përmbajtja

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2024-02-12 12:51

Procesverbali i mbledhjes është një dokument që pasqyron të gjitha vendimet e rëndësishme të kësaj ngjarjeje. Hartimi i gabuar i tij, si në kuptim ashtu edhe në ekzekutim, mund të bëjë që ai të kundërshtohet nga pjesëmarrësit në mbledhje. Për më tepër, ekziston rreziku i mundshëm i marrjes së vendimeve të pasakta të menaxhimit nëse procesverbali i mbledhjes së prodhimit përmban informacion të shtrembëruar. Një grup rekomandimesh të thjeshta do t'ju ndihmojë ta rregulloni atë në mënyrë korrekte.

Teksti i këtij dokumenti zakonisht përmban dy pjesë: hyrëse dhe kryesore. Procesverbali i takimit (gjysma e parë e tij) përfshin një përshkrim të parametrave kryesorë të ngjarjes: pozicionet, emrin e plotë. anëtarë, kryetar dhe sekretar. Kur njëri prej të pranishmëve ka status të veçantë (i ftuar, ekspert, vëzhgues etj.), kjo shënohet edhe në dokument. Nëse në mbledhje morën pjesë shumë persona, atëherë procesverbali i mbledhjes mund të përmbajë të dhëna për tanjë fletë të veçantë, e cila është një shtojcë e pandashme e dokumentit. Pjesa hyrëse përfundon me rendin e ditës, e cila përmban një listë të çështjeve në shqyrtim. Është e dëshirueshme që ato të renditen sipas rëndësisë, por mund të ketë faktorë të tjerë që ndikojnë në vendin në listën e pyetjeve. Për shembull, struktura e rendit të ditës mund të varet nga marrëdhënia logjike e një pjese të çështjeve të saj ose nga punësimi i personave që marrin pjesë në ngjarje. Vetë dokumenti është hartuar në kokën e letrës së organizatës (ndarja e saj), duhet të tregohet kur është zhvilluar takimi.

Procesverbali i mbledhjes në pjesën kryesore duhet të përputhet me pjesën hyrëse. Në veçanti, pikat e tij duhet të shkojnë në të njëjtin rend si në rendin e ditës. Algoritmi për ndërtimin e një teksti që regjistron informacione për çdo pikë të rendit të ditës është si më poshtë: "dëgjuar", "foli", "vendos". Rregulli kryesor kur shkruani këtë pjesë të protokollit është se ajo nuk duhet të kthehet në një lloj transkripti.

Në veçanti, nënparagrafi "dëgjuar" përshkruan se kush ishte folësi kryesor për këtë çështje, çfarë propozoi ai në fund të fjalimit të tij. Sipas folësve, tregohet edhe se kush ka thënë atë që ka propozuar. Vendimi përcakton qëndrimin përfundimtar të shumicës së pjesëmarrësve në mbledhje. Nëse është miratuar me votim, atëherë tregohet se sa persona kanë qenë pro, sa kundër, si dhe numri i abstenimeve. Në varësi të rëndësisë së çështjeve të diskutuara, mund të renditet emri i plotë. njerëz që kanë marrë një pozicion apo një tjetër.

Procesverbali i mbledhjes hartohet nga sekretari, vetë dokumenti nënshkruhet nga zbatuesi dhe kryesuesi i mbledhjes. Burimi i informacionit për përpilimin e tij janë draftet e shkruara me dorë, regjistrimet e bëra duke përdorur një regjistrues zëri, transkriptet. Nëse zgjidhja e çështjeve të konstatuara gjatë mbledhjes kërkon autoritetin e një zyrtari më të lartë që nuk ka marrë pjesë në mbledhje, miratimi i vendimeve nga ky drejtues mund të sigurohet shtesë. Një protokoll i nënshkruar dhe i regjistruar mund t'u dërgohet si një dokument i vetëm ose si ekstrakte zyrtarëve që mbulohen vetëm nga një pjesë e pyetjeve.